Jak przeprowadzić audyt wewnętrzny uprawnień?
Dowiedz się, jak zautomatyzować audyt wewnętrzny uprawnień w organizacji
Proces przeprowadzania audytu wewnętrznego
Przeprowadzanie audytu wewnętrznego uprawnień w organizacji nie stanowi wymogu uregulowanego prawnie. Jednak obecnie wiele przedsiębiorstw zwłaszcza posiadających rozproszoną strukturę decyduje się na umieszczenie zapisu w regulaminie o konieczności jego wykonywania w określonych przedziałach czasowych. Organizacja może w tym zakresie powoływać się także na międzynarodowe normy ISO 27001. Zapis ten wyznacza dobre praktyki i standardy w zakresie przeprowadzania audytów wewnętrznych. Ich celem jest usprawnienie działań firmy i doskonalenie procesów nadawania uprawnień pracownikom, niwelując tym samym ryzyko powstawania w tym zakresie nieprawidłowości. Warto zaznaczyć, że także zmiana stylu pracy oraz systematycznie ewaluująca kultura organizacyjna przyczyniły się do konieczności zadbania o rzetelną weryfikację przydzielanych uprawnień. Wpływ na to miało głównie przejście na tryb zdalny oraz hybrydowy. Dla dokładnego przybliżenia jak przebiega realizacja tego procesu poniżej przedstawiono jego główne elementy:
1. Zainicjowanie audytu – dotyczy wybrania osoby posiadającej odpowiednie kwalifikacje w organizacji, która będzie odpowiadać za przeprowadzenie wewnętrznego audytu uprawnień. Na tym etapie audytor wyznacza także zakres, cel oraz zespół odpowiadający za weryfikację uprawnień.
2. Przegląd dokumentów – polega na sprawdzeniu dostępnych regulaminów i dokumentów w organizacji określających kryteria w zakresie wewnętrznego audytu uprawnień.
3. Realizacja audytu – ma na celu opracowanie planu przeprowadzania wewnętrznych audytów. Zaleca się, żeby przed jego kontynuowaniem każda zmiana została uzgodniona pomiędzy stronami, których ona dotyczy. Na tym etapie także każdy z członków zespołu posiada wydzielone zadania. Następnie odbywa się weryfikacja ustaleń oraz przygotowanie wniosków zidentyfikowanych podczas audytu.
4. Raport audytu – zadaniem audytora wewnętrznego jest przygotowanie dokumentu, który przedstawi ogólny zarys działań podjętych przez cały zespół w ramach audytu. Uwzględnia on także wnioski oraz przyszłe rekomendacje dla organizacji pod kątem uprawnień nadawanych pracownikom.
5. Zakończenie audytu – polega na ostatecznym zatwierdzeniu raportu z audytu wewnętrznego uprawnień i przedstawieniu go organizacji. Wnioski wynikające z audytu mogą wskazywać na potrzebę podjęcia działań korygujących, naprawczych lub doskonalących. Decyzja o ich realizacji należy bezpośrednio do organizacji.
Wykryte nieprawidłowości podczas audytu wewnętrznego uprawnień
Proces przeprowadzenia audytu składa się z wielu etapów, które wymagają odpowiedniego przygotowania i realizacji. Dzięki niemu organizacja jest w stanie zidentyfikować czy przydzielone pracownikom uprawnienia są poprawne. To pozwala szybko reagować na nieautoryzowane dostępy i zapobiegać potencjalnym wyciekom danych czy ewentualnym naruszeniom. Jeśli jednak organizacja nie dba o rzetelną weryfikację nadawanych uprawnień, narażona jest nie tylko na ataki ze strony cyberprzestępców, ale także wyciek wrażliwych informacji dotyczących firmy. Na podstawie doświadczeń audytowych kierowników do najczęściej występujących problemów zidentyfikowanych w ramach wewnętrznych audytów należy:
- niejasny proces udzielania dostępów pracownikom do infrastruktury,
- brak certyfikowania i zapisywania przyznanych uprawnień,
- brak jasności we wskazaniu osoby odpowiedzialnej za nadawanie uprawnień,
- brak obowiązującego modelu i schematu nadawania uprawnień,
- wskazanie historii nadawanych uprawnień,
- długotrwałe weryfikowanie i generowanie raportów z kompleksowymi dostępami pracowników do zasobów organizacji.
Dzięki wykorzystaniu systemu informatycznego do przeprowadzania audytu wewnętrznego uprawnień możliwe byłoby nie tylko zniwelowanie tych problemów, ale także odciążenie pracowników odpowiedzialnych za to zadanie.
Audyt wewnętrzny uprawnień w Systemie Zarządzania Uprawnieniami
System Zarządzania Uprawnieniami to odpowiedź na pojawiające się potrzeby na rynku dotyczące usprawnienia procesu przeprowadzenia audytu wewnętrznego uprawnień. Wykorzystanie tego typu systemu jest rekomendowane w celu ochrony przed naruszeniami oraz utratą danych. Wdrażając oprogramowanie umożliwiające nadawanie i odbieranie uprawnień w organizacji, możliwe jest zwiększenie poziomu bezpieczeństwa. Pozwoli to także na ograniczenie niepożądanego dostępu do aplikacji przez pracowników. Oznacza to, że audytor wewnętrzny, dzięki licznym funkcjonalnościom w Systemie Zarządzania Uprawnieniami w prosty i szybki sposób zrealizuje audyt wewnętrznych uprawnień.
Audyt bilansu otwarcia
Ten etap w Systemie Zarządzania Uprawnieniami pozwala na zaimportowanie aktualnie posiadanych przez pracowników uprawnień. Jest to znaczne ułatwienie zwłaszcza w rozbudowanych organizacjach prowadzących ręczne rejestry uprawnień np. w Excelu. System pozwala na automatyczne zaimportowanie danych znajdujących się w arkuszach kalkulacyjnych. Dzięki temu administrator może przeprowadzić weryfikację listy zaimportowanych uprawnień w ramach przeprowadzonego audytu. Sprawdzeniu i weryfikacji podczas audytu podlega m.in. zastosowanie odpowiednich procedur w kontekście nadawania uprawnień, co umożliwia rozpoznanie błędnych autoryzacji dokonanych np. nieuprawnionym pracownikom.
Cykliczne audyty
System Zarządzania Uprawnieniami pozwala na przeprowadzenie cyklicznej weryfikacji uprawnień – formalnej oraz faktycznej. Weryfikacja formalna polega na potwierdzeniu uprawnień przez bezpośredniego przełożonego pracownika. Przełożony po wyborze konkretnego podwładnego może odebrać, odrzucić lub potwierdzić uprawnienia. Ponadto system jest na tyle intuicyjny, że umożliwia ustawienie czasu do każdego z uprawnień, przypominając kierownikowi o konieczności potwierdzenia uprawnień. Warto dodać, że weryfikacja ta jest opcjonalna i zależy od wewnętrznych procedur organizacji. Po tym etapie, o ile zostanie przeprowadzony, następuje weryfikacja uprawnień faktycznych. Polega ona na sprawdzeniu uprawnień przez dział wsparcia technicznego. Dział IT wówczas albo potwierdza, albo odrzuca uprawnienia, podając powód odrzucenia spośród propozycji.
Zarządzanie uprawnieniami przy użyciu Systemu Zarządzania Uprawnieniami
Wpływ na ułatwienie procesu dostosowania uprawnień do posiadanych stanowisk ma także łatwa ich edytowalność przez osoby do tego upoważnione. Wszelkie niezgodności zidentyfikowane podczas audytu wewnętrznego uprawnień można szybko skorygować. Zmiany dotyczą najczęściej pracowników, którzy awansowali lub po prostu zostali przeniesieni na inne stanowisko. Odnosi się również do osób, które odeszły z pracy lub zostały zwolnione. W takiej sytuacji administrator może w każdej chwili odebrać uprawnienia pracownikom do systemów informatycznych i aplikacji służbowych. Dzięki temu zapobiega nieautoryzowanym dostępom do firmowych zasobów, zwiększając tym samym poziom bezpieczeństwa IT. Dodatkowym ułatwieniem dla administratora jest dostępna lista wszystkich aktywnych uprawnień po wskazaniu danego użytkownika. To pozwala na kompleksowe pozbawienie pracownika wszystkich uprawnień za pomocą jednego przycisku, bez konieczności pojedynczego odbierania prawa do określonych zasobów. Ponadto dzięki integracji Systemu Zarządzania Uprawnieniami z systemem biznesowym eHelpDesk uprawnienia te przesyłane są bezpośrednio do działu IT i całościowo odbierane.
Podsumowanie
Dzięki tym wszystkim funkcjonalnościom podczas przeprowadzania audytu wewnętrznego uprawnień możliwa jest pełna kontrola nad dostępami. Problemu nie stanowi także historyczna analiza dostępów do poszczególnych zasobów. System zawiera informacje na temat tego kto, kiedy oraz w jakim zakresie posiadał uprawnienia do aplikacji i systemów w organizacji. Dane historyczne opierają się na faktycznie zarejestrowanych dostępach nadanych w systemie. Oznacza to, że osoba przeprowadzająca audyt, jeśli wykryje jakąś nieprawidłowość lub będzie chciała zweryfikować dostępy sprzed kilku lat, bez problemu otrzyma automatycznie wygenerowany w systemie raport. Warto pamiętać także, że ręczna weryfikacja dostępów w określonym czasie obarczona jest nie tylko ryzykiem pomyłek, ale także pominięć w kwestii uwzględniania wszystkich dostępów. Jednak dzięki automatyzacji tego procesu w Systemie Zarządzania Uprawnieniami możliwe jest szybkie wyeliminowanie takich nieprawidłowości. Dodatkowo intuicyjny interfejs jest przyjazny dla użytkownika i pozwala na wgląd do wszystkich danych analitycznych zaimplementowanych w systemie. Oprogramowanie umożliwia także natychmiastowy wgląd do informacji o udzielonych uprawnieniach bez względu na czas, zakres czy ich liczbę. Dlatego jeśli zależy Ci na tym, aby każdy audyt wewnętrzny uprawnień przebiegał sprawnie, sprawdź, jak działa System Zarządzania Uprawnieniami.